Sua empresa precisa de menos reuniões ou de reuniões melhores?
Por Vanessa Freitas – Liderança em Foco | Portal Foco no ES
A reunião começa com alguns minutos de atraso, alguém ainda está respondendo mensagens, outro participante pergunta qual é a pauta e, depois de quase uma hora de conversa, todos saem com a sensação de que muita coisa foi discutida, mas pouca coisa foi resolvida. O curioso é que, antes mesmo de terminar, alguém sugere marcar outra reunião para dar continuidade ao assunto. Já viu essa cena?
Se você lidera uma equipe ou administra uma empresa, provavelmente já viveu algo parecido e talvez tenha pensado que a solução seria simplesmente reduzir a quantidade de reuniões. Mas quero compartilhar um dado de uma pesquisa à qual tive acesso recentemente e que me fez refletir sobre a maneira como utilizamos esse tempo.
Em setembro de 2026, pesquisadores publicaram o estudo Meetings, baseado em dados de mais de 9 mil trabalhadores na Noruega. Segundo a pesquisa, as reuniões consomem, em média, 12% das horas de trabalho e representam aproximadamente 14% dos gastos das empresas com salários. Pense no que isso significa para o seu negócio. Quando seis profissionais passam uma hora reunidos, estamos falando de seis horas de trabalho investidas em uma mesma conversa.
Mas o que mais me chamou a atenção foi outro resultado. Os profissionais que participavam de mais reuniões apresentavam maior crescimento salarial, enquanto trabalhadores de empresas com reuniões frequentes relatavam mais oportunidades de aprendizagem. Isso não significa que aumentar a quantidade de reuniões seja uma estratégia para melhorar o desempenho. A pesquisa aponta uma associação interessante: esses encontros também podem favorecer a troca de conhecimento e o desenvolvimento profissional.
Observando esses resultados, pensei em quantas oportunidades de aprendizagem podem estar sendo desperdiçadas dentro das nossas próprias salas de reunião. E, principalmente, no que podemos fazer para aproveitá-las melhor. A primeira mudança que sugiro começa antes de enviar o convite. Defina o que precisa acontecer naquela reunião. Você quer tomar uma decisão, resolver um problema, compartilhar informações ou ouvir sugestões? Parece simples, mas essa resposta determina quem precisa participar, quanto tempo será necessário e como a conversa deve ser conduzida. Se o objetivo é apenas comunicar uma informação que não exige discussão, uma mensagem bem elaborada pode resolver. Outra prática importante é convidar as pessoas que realmente podem contribuir. Nem sempre reunir todos significa envolver todos. Quando o grupo é muito grande ou os participantes não têm clareza sobre seu papel, a tendência é que alguns assumam toda a conversa enquanto os demais permaneçam como espectadores. Uma boa reunião reúne conhecimentos e perspectivas relevantes para o assunto, sem ocupar desnecessariamente a agenda de quem poderia estar dedicado a outras atividades. Durante o encontro, recomendo que o líder preste atenção a algo que costuma passar despercebido: quem está falando e quem está sendo ouvido. Já percebeu como algumas reuniões são conduzidas quase inteiramente pelo gestor? Ele apresenta o problema, explica sua interpretação, propõe a solução e, ao final, pergunta se alguém tem alguma consideração. Diante do silêncio, entende que todos concordaram. Mas será que concordaram mesmo?
Uma forma de mudar essa dinâmica é apresentar o problema antes de oferecer a resposta. Pergunte como a equipe está enxergando a situação, quais riscos ainda não foram considerados e que alternativas poderiam funcionar. Se houver pessoas mais reservadas, convide-as a contribuir sem colocá-las em uma situação de constrangimento. Muitas vezes, quem fala menos tem informações importantes que ainda não chegaram à liderança. Também vale separar o momento de compreender o problema do momento de decidir. Quando alguém apresenta uma dificuldade e o líder oferece imediatamente uma solução, a equipe pode deixar de investigar outras possibilidades. Experimente ouvir diferentes interpretações antes de definir o caminho. Isso ajuda a melhorar a qualidade das decisões e permite que os profissionais aprendam com o raciocínio uns dos outros.
E há um cuidado indispensável: não permita que a reunião termine sem um encaminhamento claro. Se uma decisão foi tomada, registre o que será feito, quem ficará responsável e quando o assunto será acompanhado. Se o encontro teve como finalidade explorar ideias ou compartilhar conhecimento, retome os principais aprendizados e esclareça como eles serão aproveitados. O importante é evitar que uma boa conversa se perca assim que todos voltam às suas atividades. Nenhuma dessas práticas exige ferramentas sofisticadas ou grandes mudanças na estrutura da empresa, apenas preparo, escuta e disciplina de quem conduz. Uma reunião de trinta minutos, com propósito definido e participação efetiva, pode produzir mais resultados do que duas horas de apresentações que pouco acrescentam ao trabalho.
A pesquisa que compartilhei nos ajuda a compreender que as reuniões representam um custo significativo, mas também podem ser oportunidades de aprendizagem e desenvolvimento. Por isso, considero precipitado tratar toda reunião como perda de tempo, sendo que na verdade o que precisamos avaliar é a qualidade das conversas que estamos promovendo e o que elas acrescentam às pessoas e ao negócio.
Na próxima reunião, experimente colocar essas orientações em prática. Comece deixando claro o propósito, abra espaço para diferentes contribuições e termine com encaminhamentos compreendidos por todos, depois, observe se houve alguma mudança na participação das pessoas e na execução do que foi combinado.
Tenho defendido que liderar exige clareza para decidir e responsabilidade sobre o tempo e a energia das pessoas. Portanto, antes de convocar mais um encontro para resolver o que ficou pendente no anterior planeje com antecedência e observe se sua equipe está se reunindo para produzir resultados ou apenas para conversar sobre o trabalho que precisa ser feito.
Vanessa Freitas
Consultora de Carreira e Cultura Organizacional | Fundadora da Avalon Consultoria
Colunista da Liderança em Foco – Portal Foco no ES
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